Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каким образом внести пропущенную запись в трудовую книжку сотрудника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
У сотрудника пропущена запись о переводе в трудовой книжке, после нее уже вписаны две записи. Каким образом можно внести недостающую запись в трудовую книжку работника?
Ответ
Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по нему в СПС КонсультантПлюс не представлено.
По нашему мнению, пропущенная запись о переводе может быть внесена в трудовую книжку после последней записи на основании приказа (распоряжения) о переводе. Запись вносится за следующим порядковым номером, в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода в графе 3.
Работодатель вправе обратиться за официальными разъяснениями в государственные контролирующие органы по месту своего нахождения.
Как в трудовую книжку внести пропущенную запись?
Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.
Так, изменения и дополнения, вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.
В дальнейшем и будем из этого исходить.
Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – «ТК РФ») – в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77–81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую – и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26–30.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – «Инструкция»), в пунктах 1.2, 2.3-2.4 которой конкретизированы утвержденные постановлением Правительства РФ Правила.
Анализ указанных нормативных документов позволяет сделать вывод, что порядок изменения (дополнения) и исправления записей в трудовых книжках работников во многом зависит от того, в какой раздел трудовой книжки такие изменения (дополнения) и исправления вносятся.
Напомним – любая трудовая книжка состоит из трех частей:
- титульного листа (сведения о работнике);
- раздела «Сведения о работе»;
- раздела «Сведения о награждении».
Исходя из этого, рассмотрим последовательно, в каком порядке можно вносить изменения (дополнения) и исправления в указанные разделы.
Трудовая книжка открыта датой позже, чем дата первой записи о работе.
Этот вопрос наиболее актуален среди сотрудников отдела кадров, сотрудников отдела бухгалтерского учета, работников экономического отдела и других сотрудников организации. Самое неприятное в такой ситуации – это то, что чаще всего работодатели в добровольно-принудительном порядке принуждают своих работников пойти на этот шаг. Оставляя подпись на таком документе, работник добровольно отказывается от значительной части своего трудового и страхового стажа. Понятно, что в таком случае будут очень сильно ограничены социальные выплаты пострадавшим работникам.
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Если работник еще учится, на титульном листе трудовой книжки нельзя указывать, что образование незаконченное высшее, даже если работнику осталось только защитить диплом.
С уровнями образования тоже не все просто. В Порядке № 320н уточнены уровни, актуальные в настоящее время:
- основное общее (9 классов);
- среднее общее (11 классов);
- среднее профессиональное (уровень присваивается после окончания колледжей (ранее – ПТУ) и техникумов);
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Обратите внимание, что уровень высшего образования нужно конкретизировать, например, «высшее-бакалавриат», «высшее (магистратура)» и т.д.
Заполнение трудовой книжки регулируют статьи 77-81 и 83-84,1 Трудового кодекса РФ. В этих статья сказано, какие формулировки могут использоваться при увольнении сотрудника, и помогают внести корректные данные при исправлении.
Отметим, что в трудовой книжке не исправляются ошибки, которые не влияют на действительность записей и подтверждение стажа.
Например, запись с названием предприятия и о приеме работы занесли в одну строку. Это формальная ошибка, которая никак не влияет на достоверность информации.
Не нужно исправлять также записи, когда месяц прописали прописью, а не указали арабскими цифрами. А вот орфографические ошибки исправляются в том случае, когда могут повлиять на решение Пенсионного фонда о зачете трудового периода в общий стаж. Так, требуется исправить ошибку в названии компании, фамилии, имени и отчестве работника, дате его рождения.
Исправлять неверные записи нужно даже в том случае, когда сотрудник увольняется или уже уволился. Если не исправить ошибки, у работника могут быть проблемы с назначением пенсии и подтверждением стажа. В этом случае он может подать иск в суд на своего бывшего работодателя.
Если работник окажется прав, то предприятие не только потеряет время, но и деньги, потому что работодателю скорее всего придется оплатить сотруднику и компенсацию морального вреда. Но опять же в первую очередь здесь идет речь о записях до 2020 года. Теперь работодателю важно следить за точностью заполнения форм СЗВ-ТД.
Если не указано название компании и информация о приеме на работу, то сначала признаются недействительными другие записи с этой компанией, а затем прописывается информация с названием организации, о приеме на работу и дальнейшие записи.
Если не указана информация о службе в армии, то такую информацию допустимо указать в другом месте – она не должна идти строго перед записью о приеме на работу.
Если не указана информация о переводе или присвоении разряда, то ее можно указать в любой момент. Ее вносят следующим порядковым номером после последней записи в сведениях о работе.
В новой записи указывается фактическая дата перевода сотрудника.
Если произошло переименование предприятия, то сведения вносятся отдельной строкой после последней записи в раздел «Сведения о работе». Порядковый номер и дату в таких случаях не ставят.
Внести такую запись может и новый работодатель, если получит подтверждение об этом от прежнего работодателя сотрудника.
Когда работника принимают на работу, то с ним должны заключить письменный трудовой договор (в двух экземплярах он составляется, по одному для каждой стороны), не позднее пяти дней с начала работы произвести запись о приеме на работу в трудовую книжку (внести в имеющуюся или завести новую, если работник начинает работать впервые). Основные обязанности работодателя по трудовому договору – предоставить работу и производить ее оплату. Заработная плата облагается налогами, в том числе и единым социальным, часть которого – это взносы в Пенсионный фонд.
Что называется, по жизни, работодатели по-разному могут не выполнять эти трудовые и налоговые обязанности, соответственно и стаж работник может по-разному подтверждать в свою очередь.
Т.е. Вам оформить трудовую могут без проблем «задним числом» (причем можно и просто попросить по-хорошему, можно и через суд обязать внести запись), не платя при этом взносов в ПФР. Здесь может быть проблема другого рода, если работодатель купил Вам трудовую книжку не заранее, а например, сейчас. Тогда, например, при оформлении загранпаспорта может быть найдено несоответствие дат: дата, которой трудовая книжка начата будет существенно раньше даты ее выпуска. Такую же возможность проверить по Госзнаку имеют и сотрудники Пенсионного фонда. В этом случае лучше оформить дубликат как будто трудовая книжка была потеряна.
Что касается постепенной уплаты взносов в ПФР за прошлое время, то она возможна теоретически. Здесь должны специальные юридические действия и работодателя, который выступает страхователем в системе обязательного пенсионного страхования, и Пенсионного фонда, чтобы последний принял к зачету уплачиваемые страховые взносы именно за Вас и именно, что они идут за несколько месяцев. А то получится, что у Вас большая зарплата и просто уплачен один взнос на нее. Федеральным законом «Об обязательном пенсионном страховании» установлена ответственность за нарушение сроков уплаты взносов в виде штрафа, плюс взыскиваются пени. Так что сомнительно, что работодатель добровольно выплатит и взносы и все эти суммы сверх.
Что касается подтверждения трудового стажа, то если за Вас не платили взносы, то этот период выпадет из Вашего страхового стажа, необходимого для получения пенсии. Представляется, что для того, чтобы найти работу, записи в трудовой книжке и / или письменного трудового договора достаточно (хотя, конечно, работодатели бывают разные). Иначе Вам придется обращаться в суд с иском об уплате за Вас страховых взносов и / или внесении записи в трудовую книжку.
О значении трудовой книжки и страховом стаже знакомьтесь, пожалуйста, с другими опубликованными ответами на нашем сайте.
| Я студентка дневного отделения. Работаю по вечерам в турфирме уже больше года, по трудовому договору. Могут ли мне оформить трудовую книжку задним числом, т.е. зафиксировать весь срок моей работы, а отчисления в пенсионный фонд произвести постепенно потом? Если нет, то как зафиксировать мой стаж по закону, чтобы при приеме на постоянную работу, видели, что стаж работы уже есть? |
Самыми распространенными являются следующие ошибки:
- неправильное указание на титульной странице ФИО работника или личных данных;
- отсутствие печати на титульном листе;
- внесение недостоверной информации относительно совместительства работника и вообще хранение книжки на дополнительном месте работы;
- неправильное указание квалификации и специализации работника, его должности на предприятии;
- отсутствие или неточная дата приема на работу;
- отсутствие информации относительно перевода работника;
- несоответствующее оформление вкладышей.
Совет: работник должен проявлять бдительность, понимать, что трудовую заполняет обычный человек и проверять достоверность указания особенно личных данных.
Что уже является противоречием. Поэтому если, например, в трудовой книжке не был отражен перевод работника на том же предприятие в другое подразделение или на новую должность, нужно под очередным порядковым номером, следующем за последней записью в трудовой, указать:
- дату, когда записываете данные;
- в третьей графе, где заносятся сведения о работе, запись должна отразить, что сотрудник переведен с такого-то числа на такую-то должность или в подразделение;
- в четвертой графе прописывается номер и дата издания приказа, на основание которого он был переведен.
В том случае, если заметили отсутствие соответствующей записи уже, когда работник устроился на другое предприятие, нужно обратиться к прежнему работодателю, который пропустил запись о переводе. Бывает, что прежняя организация к моменту, когда замечены неточности ликвидируется.
Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке
Порядок исправления ошибок в трудовой книжке закреплен в разделе III Правил.
Предлагаем ознакомиться: Какой штраф за несвоевременно подписанный договор в егаис
Однако ни этим разделом, ни вообще законодательством порядок восполнения пропущенных записей не установлен. Отсюда делаем вывод, что в этом случае надлежит воспользоваться общим порядком внесения записей в трудовую книжку и исправления ошибок.
В пункте 27 Правил отражено, что недочеты в трудовой книжке устраняются работодателем, который их допустил. Устранить подобный недочет может и работодатель, у которого работник трудоустроен теперь, но для этого понадобится документ от работодателя, который допустил ошибку.
На основании пункта 29 Правил сведения в документе, являющемся основанием для устранения неточности, должны быть идентичны записи в трудовую книжку.
Устное же свидетельство не может являться основанием для записи в трудовую книжку.
Важно, что в рассматриваемом случае допущена не ошибка, а пропуск записи.
Следовательно, для ее фактического внесения в трудовую книжку особый порядок не требуется. Такую запись следует сделать, применяя общий порядок, установленный Правилами и Инструкцией.
Трудовое законодательство требует от организаций и индивидуальных предпринимателей обязательного заполнения трудовых книжек на работающих у них сотрудников.
На основании положений статьи 66 Трудового кодекса РФ этот документ является главным документом для учета стажа работы сотрудника, а также иных сведений о его трудовой деятельности.
Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:
- Правилах ведения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Как следует из пункта 4 Правил, в этот документ записываются сведения:
- о сотруднике;
- о порученной работе;
- о переводах;
- об основаниях увольнений;
- о награждениях.
Право не вносить какие-либо записи из вышеперечисленных, равно как и право вносить записи по своему усмотрению, работодателю не предоставлено.
Напротив, на основании статьи 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан строго придерживаться требований трудового законодательства и неукоснительно их соблюдать.
И сразу пишем правильный, безошибочный вариант.
- В графе 4 указываем соответствующий приказ.
- Внесение пропущенной записи. Часто в трудовую книжку забывают внести запись о переводе или о переименовании фирмы.
ИнфоОтсутствие этих промежуточных (между приемом и увольнением) записей выясняется при проверках или во время увольнения работника. Пропущенную запись можно внести более поздней датой.
Да, это немножко портит хронологию, но не страшно. Действуем так:
- В графе 1 ставим следующий порядковый номер.
- В графе 2 указываем дату внесения записи, т.е. сегодняшнюю, не прошлую. Даты внесения записей в книжке идут по нарастающей.
- В графе 3 делаем пропущенную запись.
- В графе 4 ссылка на приказ.
Пример.
Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполняют в его присутствии в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Поэтому дата заполнения трудовой книжки отражает момент фактического внесения в нее сведений и может не совпадать с датой приема на работу из раздела «Сведения о работе», которая в свою очередь должна соответствовать дате начала работы в организации из трудового договора (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Оформление трудовой книжки с опозданием позже семи дней на практике возможно.
Например, если работодатель своевременно не закупил пустые бланки трудовых книжек и оформил книжку после того, как они поступили.
Голосование: Например: «Вследствие того, что Вам было подано мною заявление об увольнении без указания даты составления прошу его не рассматривать и признать недействительным».
- Сделать копию заявления об отзыве и продолжать работать. Она может понадобиться для восстановления на рабочем месте в случае, если дело дойдет до судебных разбирательств.
Если в процессе работы стало известно об увольнении, то незаконно уволенный сотрудник может это оспорить в районном суде в течение месяца начиная с даты, когда он узнал о данном действии своего руководителя. Кроме того, согласно ст. 80 ТК РФ, работник имеет право в течение двухнедельного срока после подачи заявления отменить его.
Предлагаем ознакомиться: Прием на работу трудовой договор увольнение
Трудовое законодательство требует от организаций и индивидуальных предпринимателей обязательного заполнения трудовых книжек на работающих у них сотрудников.
Не сделанное вовремя исправление записи об увольнении в трудовой книжке часто приводит к негативным последствиям для руководителя организации. Если из-за этого сотрудник не смог заново трудоустроиться, работодателю придется не только вносить изменения в документацию, но и выплачивать компенсацию за те дни, когда бывший сотрудник был лишен возможности зарабатывать.
Не менее важно правильно вносить запись в трудовой об отмене увольнения. Аналогичным образом: сначала необходимо указать недействительность записи, а затем написать, что сотрудник восстановлен на прежней работе.
Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок
Исправление записи об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:
-
в графе 1 ставится следующий по порядку номер записи (последовательность нумерации не должна нарушаться);
-
в графе 2 фиксируется дата внесения изменений;
-
в графу 3 вначале вписывается, что запись под определенным номером является недействительной, после чего следует правильный, скорректированный текст;
-
в графе 4 указывается основание для изменения записи (обычно здесь пишут реквизиты первоначального или вновь изданного приказа, внесшего изменения, либо – судебного решения).
Однако, часто о наличии ошибки в дате увольнения становится известно после того, как работник перестал работать у невнимательного работодателя. Сотрудник не всегда своевременно замечает неверную запись, или документы приходят ему по почте, не позволяя вовремя просигнализировать об ошибке.
Обнаружив неточность после увольнения, следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, с просьбой ее исправить. Просьба излагается в заявлении, адресованном директору фирмы. Если необходимо, руководитель издает приказ о внесении изменений, реквизиты которого затем вписываются в графу 4. Кадровик корректирует неправильную запись в вышеуказанном порядке. При этом он вновь вносит реквизиты первоначального приказа об увольнении (если в нем указана верная дата), либо указывает новый приказ, исправивший ошибку в предыдущем распоряжении.
Если компании, допустившей ошибку, более не существует, исправить дату увольнения вправе ее правопреемник или последний работодатель владельца книжки. Однако он сделает это, лишь имея документальное подтверждение искажения даты. Работник обязан предоставить ему:
-
либо заверенную копию приказа об увольнении, которой он заблаговременно запасся;
-
либо архивную справку, подтверждающую его слова.
Свидетельские показания учитываются только в случае, когда имела место массовая утрата трудовых книжек (например, в связи со стихийным бедствием) либо в отношении записей, по которым вынесено решение суда.
Допущенные в трудовой книжке ошибки можно исправить, но только надлежащим образом, ориентируясь на Постановление от 16 апреля 2003 года №225.
Чем больше времени проходит после внесения некорректной записи, тем сложнее бывает привести информацию в порядок.
Ведь работодатель, допустивший ошибку, может закрыться, а если у сотрудника на руках не осталось документов, могущих стать основанием для правок, новая компания не сможет откорректировать сведения.
Поправлять надо, если:
- изменились личные данные сотрудника, указанные на титульном листе;
- в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» обнаружилась ошибка.
- Как в трудовую книжку внести запись об увольнении генерального директора
Ошибку может выявить и сам работник, и кадровик. Если в книжку уже вносили сведения, придется править неверную информацию. Сотруднику следует обратиться к руководству с заявлением о корректировке сведений, после чего будет издан приказ об исправлении.
Если ошибка вкралась при заполнении новой книжки — документ уничтожают и оформляют новый. То же самое касается вкладыша: если в нем есть единственная запись, сделанная нынешним работодателем, нужно уничтожить его и вложить другой.
Допускаются корректировки, сделанные двумя способами:
- перечеркнуть ровной линией, чтобы зачеркнутое читалось, и поставить рядом верные сведения;
- сделать новую запись.
Зачеркивать можно только на титульном листе, в остальных разделах это запрещено. Кадровикам, которые исправляют неверные данные, следует быть особенно внимательными. Если вносить изменения не по правилам, получится, что вместо правок будет сделана новая ошибка, а это только усугубит ситуацию.
Любые записи и поправки в трудовую книжку вносятся черной, фиолетовой или темно-синей ручкой, свето- и влагоустойчивой.
Категорически нельзя использовать корректор и править что-либо гелевой ручкой, ведь такие чернила быстро «исчезают».
Именно поэтому гелевые ручки не используются в делопроизводстве и тем более нельзя использовать их в книжке — документе, который будет сопровождать человека на протяжении всей трудовой жизни.
Стандартные правила:
- на титульном листе устаревшая запись перечеркивается сплошной ровной линией;
- рядом или снизу пишутся актуальные сведения;
- изнутри (слева) добавляются реквизиты документа, на основании которого внесли изменения;
- при дополнении сведений прежняя информация остается неизменной, ниже нее
- дописываются актуализированные сведения;
- рядом указывают документ, ставший основанием – к примеру, если изменился уровень образования, вписывают данные о дипломе.
► Когда «отменят» бумажные трудовые книжки и что делать, пока это не произошло
В остальных разделах нужно следовать такому алгоритму:
- написать текущую дату арабскими цифрами;
- указать, что текущая запись неверна;
- дать ссылку на приказ, который стал основанием для исправления.
Корректировка должна заверяться работодателем. Печать проставляется, если компания использует ее в своей деятельности.
Бывает, к примеру, что сама должность указана верно, но написана с опечаткой. Подобные записи тоже надо корректировать, особенно если должность из тех, что дают льготы.
- Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу
Внести корректировки в текущей компании не составляет труда: надо сделать запись под новым номером – сослаться на недействительность прежней и добавить верное название.
Если неправильна сама должность, и обнаружилась ошибка после увольнения, можно на выбор: пойти к старому работодателю или к новому.
Как исправить запись в трудовой
Изменения, произошедшие с личными данными сотрудника, проставленными на титульном листе, конечно же, не ошибка, но актуализировать их надо. Старую запись перечеркивают, а рядом или выше дописывают новые данные. И указывают документ, по которому внесли правки.
Иногда бывает, что личные данные не менялись — в них сделана именно ошибка. Есть два мнения по поводу такой ситуации:
- поправить ошибку как во всех прочих случаях, ведь в законодательстве нет запрещения править подобные вещи;
- оставить в неправильном виде, потому что на титульном листе можно менять что-либо, но не исправлять.
Обе ситуации неидеальны – и там и тут есть потенциальные проблемы. Если корректировки вносятся не сразу, компания рискует внести правки недобросовестному сотруднику, который присвоил чужую книжку. Во втором случае, человеку придется сильно постараться, чтобы доказать, что документ его.
Чтобы избежать такой ситуации, кадровику надо особенно внимательно заполнять титульный лист, а работнику – проверять правильность сведений сразу же, как они будут вписаны.
Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:
- Организацией, допустившей ошибку.
- Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.
Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.
Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:
- Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
- Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.
И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.
Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.
Трудовая книжка (ТК), содержащая ошибочные сведения, со временем приносит серьезные неприятности владельцу при прохождении процедуры трудоустройства или оформлении пенсии. Знание правил корректировки предостерегут от возможности несовпадения данных в документах.
Российское законодательство допускает исправления в указанном документе.
Так, в главе 13 ТК РФ (ст. 77 – 84.1) включены корректные формулировки сведений, вносимых в трудовую работающего гражданина после заключения или расторжения трудового соглашения с работодателем.
Правила определяют способы корректировки сведений в трудовой. Базовые положения отражены в пунктах 26 – 30 Правил. Пункт 33 этого же документа разрешает выдачу дубликата ТК, при этом выявленная неверная информация не вносится.
Как исправить запись в трудовой, и кто это должен делать
Все правила исправлений неточной, неполной, неправильной информации о сотруднике в трудовой книжке регламентируются специальными нормативно-правовыми актами, в соответствии с которыми и должны происходить необходимые изменения в документе.
Если возникла необходимость изменить дату принятия в трудовой книжке, то, согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек на предприятиях, ее можно исправить или дополнить.
Как и в других ситуациях, при приеме нового сотрудника на работу отдел кадров может ошибиться в сведениях о сотруднике или дате зачисления его в штат. Хорошо, если такая оплошность будет обнаружена до того, как в трудовую будут внесены последующие записи. Если под неправильной записью будет пустая строка, то так будет проще исправить ошибку.
Исправлять ошибки в трудовых книжках сотрудников имеет право только уполномоченный руководством орган – отдел кадров. Например, если работник обнаружил, что дата его рождения указана неверно, то он должен обратиться к специалисту, ответственному за ведение и хранение трудовых книжек на предприятии, чтобы тот разобрался с проблемой. Если раньше исправлять допущенную ошибку возможно было только на том месте работы, где она была допущена, то в последнее время эта процедура значительно упрощена. Теперь для восстановления справедливости можно обратиться к руководству текущего места работы. Процедура исправления ошибки в дате, записанной в трудовую книжку, состоит из нескольких этапов:
- на имя директора предприятия отправляется запрос с просьбой исправить обнаруженные ошибки в установленном порядке;
- директор оставляет резолюцию с согласием исправить все найденные недочеты;
- этот документ в дальнейшем станет основанием для издания приказа от имени руководства, в котором указывается, что отдел кадров обязан исправить допущенные ошибки в записях дат на достоверные (он должен быть закреплен подписью руководства и печатью);
- после выхода приказа кадровик под указанной неправильно датой пишет фразу, в которой говорится о том, что данная дата с определенным порядковым номером должна считаться неверной;
- далее неправильную дату исправляют на верную, не забывая указывать рядом сопутствующее событие, например принятие на работу, перевод на другую должность и т.д.;
- после того, как внесены все исправления, кадровик должен указать свою должность, имя, фамилию, дату внесения исправлений и поставить свою подпись.
С этого момента исправленная запись считается истинно верной. Исправить дату перевода в трудовой книжке можно и таким способом тоже.
Прежде чем приступить к решению вопроса, какая дата должна быть указана в трудовой книжке при приеме на работу, необходимо напомнить правовую основу для ее оформления. Нормативная база состоит из двух основных документов:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.)>
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтрудсоцразвития РФ № 69 от 10.10.2003 г.).
Главные требования Указанными документами сформулированы обязательные для выполнения требования к заполнению такого важного документа делопроизводства по труду и кадрам, как трудовая книжка.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу начинается с заполнения наименования организации. Размещается эта запись по ширине графы 3 раздела сведений о работе и включает в себя полное название организации в точном соответствии с уставными документами, а также при наличии – краткое наименование в скобках под полным. При этом стоит отметить, что наименование организации не должно иметь порядкового номера или даты. Оно может быть внесено как от руки, так и при помощи соответствующего штампа.
Она состоит из порядкового номера осуществляемой записи, проставляемого ниже наименования организации арабской цифрой, следующей за номером предыдущей записи раздела сведений о работе.
В ней указывается дата, с которой сотрудник принят на работу. Она должна соответствовать приказу о приеме на работу. Дата вносится арабскими цифрами, четырехзначной – для года и двухзначными с добавлением при необходимости ноля – для месяца и числа.
Она должна включать сведения о структурном подразделении предприятия, в которое принимается работник, содержать указание должности (профессии) с уровнем квалификации. Данная запись должна соответствовать штатному расписанию организации. Если речь идет о работе, предоставляющей льготы по стажу, то наименование такой профессии должно еще соответствовать специальному перечню и классификаторам.
Нестандартную ситуацию в заполнении даты способны создать определенные особенности, когда происходит прием на работу по трудовой книжке к индивидуальному предпринимателю. Связано это с тем, что старые редакции Трудового кодекса РФ не обязывали, а то и запрещали вносить запись в трудовые книжки наемных работников работодателям – физическим лицам. То же касалось и заведения трудовых книжек для тех, кто поступает на работу в первый раз.
Но работники, тем не менее, индивидуальными предпринимателями нанимались. С ними даже заключались трудовые договоры, которые надлежало регистрировать в органах местного самоуправления. Так что, даже спустя несколько лет, когда заполнение сведений в трудовую книжку стало возможным и обязательным, существовали подтверждающие документы для того, чтобы это делать.
С похожей проблемой можно столкнуться при занесении в трудовую книжку информации о работе по совместительству. Ведь такие записи делаются «по желанию», а это значит, что работник может принести справку об этом в любое время, даже тогда, когда уже прекратил свою трудовую деятельность. Поскольку отказать ему работодатель не имеет права, запись эту придется вносить, когда бы он ни обратился.
И в этом случае также датой записи приема на работу по совместительству будет дата начала трудовой деятельности, а не день, когда вносится запись. Причем она может быть, вопреки хронологии, датирована годом более ранним, чем текущие записи в книжке.
Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.
Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.
Правила ведения трудовых книжек № 225 и разработанные в дополнение к ним Инструкции № 69 подробно дают разъяснения по оформлению записей, вносимых в рабочий документ.
При выписке новой трудовой книжке сотруднику – в случаях, когда он впервые трудоустраивается или по заявлению об утере документа, если кадровик машинально делает ошибку в сведениях о владельце, бланк должен быть списан и сразу оформлен новый, чтобы первая страница не имела помарок.
Применяются для указания порядкового номера, даты, статей ТК РФ или других федеральных законов, на основании которых заносится запись в отдельных случаях, номера приказа и даты его издания только арабские цифры.
Сведения о приеме на работу должны начитаться с указания полного названия организации и его обозначения с помощью аббревиатуры.
Все сведения о трудовой деятельности, любых изменениях, перемещениях, отражаются в трудовом документе, с указанием ссылки на основание чего произошли такие изменения (приказ, распоряжение).
При обнаружении ошибок в записи или, например, когда работника незаконно увольняют, и затем по решению судебных органов восстанавливают в прежней должности на работу, запись с указанием порядкового номера признается недействительной.
Но, возникает вопрос, что делать, если пропущена запись например о присвоении более высокой квалификации, а после того уже есть другие записи, например человек был переведен на другое предприятие или уволен.
Образец внесения пропущенной записи в трудовую книжку можно найти в интернете.
Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан своевременно вносить записи в трудовую книжку.
ТК РФ Статья 66. Трудовая книжка
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Согласно законодательству, запись должна быть внесена в трудовую книжку, если для работника новое место является основным, а период трудоустройства от 5 дней.
Самыми распространенными являются следующие ошибки:
- неправильное указание на титульной странице ФИО работника или личных данных;
- отсутствие печати на титульном листе;
- внесение недостоверной информации относительно совместительства работника и вообще хранение книжки на дополнительном месте работы;
- неправильное указание квалификации и специализации работника, его должности на предприятии;
- отсутствие или неточная дата приема на работу;
- отсутствие информации относительно перевода работника;
- несоответствующее оформление вкладышей.
Совет: работник должен проявлять бдительность, понимать, что трудовую заполняет обычный человек и проверять достоверность указания особенно личных данных.
НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД
Организация производственного документооборота – весьма сложный момент. Сотрудников много, а отдел кадров один. Количество трудовых книжек, находящихся на предприятии, может достигать иной раз нескольких тысяч или десятков тысяч экземпляров. Их заполнением занимаются люди, а не машины, которым, к сожалению, свойственно ошибаться. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении трудовой.
Когда трудовая книжка заполняется впервые, на титульном листе кадровик может неправильно указать фамилию или дату рождения сотрудника, а иной раз даже забывает поставить печать предприятия.
- Неправильно указанная дата приема на работу.
- Неправильно оформленный вкладыш в трудовую.
- Пропущена запись о переводе в трудовой книжке и пр.
Каждая из вышеприведенных ошибок имеет индивидуальный порядок исправления, который также указан в перечне правил заполнения трудовых книжек.
Во время проведения первичного заполнения бланка трудовой внимательным быть должен и хозяин книжки. Это связано с тем, что после внесения в нее первичных данных о работнике, он должен проверить, правильно ли они записаны. Если обнаружен пропуск или ошибка, то немедленно затребовать исправления погрешности. Это очень важно. В случае, если ошибка будет обнаружена позже, то исправить ее будет намного труднее.
Для любого работника важен такой документ, как его рабочая книжка. Она несет в себе сведения, которые обязательно понадобятся при установлении стажа и начислении пенсии. Именно поэтому информация в данном документе должна быть полной и достоверной. Заполнение книжки от руки приводит зачастую к некоторым последствиям. Чтобы исправить что-то, нужно полагаться на правила и инструкции. Например, как внести недостающую запись в трудовую книжку? Такого рода вопрос очень распространен. Для ответа на него надо разобраться во всех аспектах, касающихся этого дела.
Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.
- Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
- Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.
Важно! Внесение недостающих сведений – задача работодателя независимо от того, бывший он или новый. В отделе кадров предприятия, куда устраивается работник, тоже могут внести данные на основе приказа об увольнении с прошлого места. Такая ситуация возможна, только если на предыдущем месте это сделать невозможно.
Правила внесения исправлений в трудовую книжку
Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Запись о временном переводе в трудовой книжке не отражайте.
Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Подробнее об этом см. Как оформить перевод сотрудника в другую организацию.
Как поступить, если в трудовую книжку не внесена запись о переводе.
Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.
Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.
Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» укажите наименование организации, а затем: — в графе 1 поставьте следующий порядковый номер; — в графе 2 — дату; — в графе 3 признайте запись об увольнении недействительной, внесите правильную; — в графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого произведена запись. Если запись об увольнении не заверена печатью организации или подписью должностного лица, уполномоченного на это, у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа работы.
Скорее всего, ошибку заметит кадровик на новом месте работы и посоветует исправить. Работник придет к прежнему работодателю. Но поставить печать и внести сведения о лице, ответственном за заполнение трудовых книжек, можно лишь до того момента, как сделана запись о приеме на новую работу.
Если в трудовой книжке уже имеются другие записи, то ничего исправлять не нужно.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке сделана работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Важно, что исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого были внесены исправления. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п.
В таком случае рекомендуем выдать работнику документ, подтверждающий период работы в данной организации. Ну и пару слов скажем о ситуации, когда запись об увольнении была внесена по ошибке.
Такая запись не понравится работнику, хотя она никак не повлияет на подсчет стажа и не повлечет за собой применение мер ответственности к работодателю. Тем не менее признайте ее недействительной, а когда работник на самом деле соберется увольняться — тогда и внесите верную запись. Подведем итог Нормативные акты, регламентирующие порядок заполнения и ведения трудовых книжек, недостаточно четко регулируют вопросы внесения изменений в этот документ, установлен лишь общий порядок. Однако в большинстве случаев мы руководствуемся именно ими и признаем ошибочную запись недействительной, а затем вносим верную. Такой способ применим и в случае, когда допущена орфографическая ошибка или неверно указана дата.
При заполнении трудовых книжек ошибки не редкость. Некоторые из них безобидные, например когда перепутана нумерация записей, а некоторые могут повлечь применение мер ответственности к работодателю, например при неверном указании наименования профессии. Однако встает вопрос: все ли ошибки и неточности нужно исправлять? Сегодня разберемся в этом вопросе, а также обратим внимание на самые распространенные ошибки, допускаемые работодателями, и расскажем, как исправить недочеты. Исправлять или нет Основными нормативными актами, регламентирующими ведение и хранение трудовых книжек, являются: — Трудовой кодекс; — Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225; — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Согласно ст.
Какие виды ошибок могут допускать лица, заполняющие трудовую?
[1]
- неправильное написание в титульнике>
- неправильное написание на других страницах>
- пропуск записи (забыли внести информацию).
На основной странице, где пишутся данные сотрудника, нельзя допускать ошибок, так как исправление такого рода неточностей исключено по закону. Когда руководитель или человек, уполномоченный на данные действия, совершает ошибку в титульнике, то бланк книжки можно считать испорченным. В связи с этим идет составление акта, на основании которого уничтожают незаконный документ. Сам акт хранится в специальном деле (папке) у лица, ответственного за данные процедуры. Далее выписывается новый бланк для сотрудника. Расходы на чистую трудовую покрывает работодатель.
А ваша организация принимает его в свой штат на полную ставку. В таком случае превращение совместителя в основного работника оформляют одним из двух способов. Первый вариант — уволить с должности по совместительству и принять уже на основную работу. Тут вы сделаете две привычные записи: об увольнении и следом о приеме на работу.
Второй способ — подписать дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В этом документе вы зафиксируете новые условия о статусе работника, времени работы и оплате труда.Похожие записи:
-